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ORGANIGRAMA ESPECIFICO

    OFICIAL DE ESCRITURACION ASESORA JURIDICA    OFICIALES AUTENTICACION - BIOMETRIAS - INFORMES.                       
ITEM ACTIVIDAD  SI NO SI NO SI NO
1 Recibir los documentos para la elaboración de escrituras y revisarlos que estén completos y correctos. X   X     X
2 Registrar en el software notarial la información del cliente y el tipo de acto que va a realizar. X   X   X  
3 Realizar la correspondiente liquidación y factura de la escritura.   X   X X  
4 Legalización de la escritura y almacenamiento de las facturas de escrituras y certificados de retención generados en el día. X   X     X
5 Elaborar cada fin de mes las cuentas de cobro correspondiente a dicho periodo.   X   X X  
6 Realizar el informe estadístico del mes.   X   X X  
7 Digitar la escritura. X   X     X
8  Leer,  tomar firmas y huellas del cliente de la correspondiente escritura. X   X     X
9 Informar y entregar cotizaciones al cliente de los actos notariales. X     X X  
10 Efectuar la terminación de la escritura así: numerar, fechar, revisar el nombre del Notario, llenar el espacio de las hojas notariales, Derechos, IVA, Retención.   X   X   X
11 Pasar el original de la escritura a la firma del Notario. X   X     X
12 Llevar el consecutivo de las escrituras, verificando que no falte ninguna dentro del protocolo.   X   X   X
13 Pasar a fotocopiado la escritura cerrada y firmada. X   X     X
14 Llevar el archivo consecutivo de Certificados y Radicados.  X   X     X
15 Efectuar Notas de Cancelación y Revocatoria en las escrituras originales.   X x     X
16 Revisar que no falte ningún anexo dentro de la escritura. X   X     X
17 Hacer las vigencias de poder.   X x     X
18 Preparar procesos de  las conciliaciones   X x     X
19 Recibir, preparar y finalizar los remates   X x     X
20 Recibir documentos  para inventarios solemnes y enviarlos al juzgado X   x     X
21 Diligenciar las solicitudes para matrimonios. X     X   X
22 Manejar y controlar el buen uso de la fotocopiadora. X   X   X  
23 Fotocopiar las escrituras originales y segundas copias.   X   X   X
24 Elaborar las carátulas de las escrituras originales y segundas copias, colocar sellos laterales y sellos de cierre de la escritura.   X   X   X
25 Pasar a firma del Notario las copias para entregar al usuario tanto de primera vez como segundas copias.   X   X   X
26 Relacionar las escrituras que se envían a compra de Boleta.   X   X   X
27 Archivar las escrituras en orden consecutivo, velar por el buen uso y mantenimiento del protocolo. X   X     X
28 Alimentar la plataforma del VUR   X   X X  
29 Informar al jefe inmediato sobre cualquier anomalía que se presente en la realización de sus funciones. X   X   X  
30 Recibir el pago de los diferentes servicios que ofrece la Notaría.   X   X X  
31 Realizar el cierre de caja con el respectivo reporte diario que genera el software de caja.   X   X X  
32 Realizar al finalizar la jornada diaria el respectivo arqueo de caja.   X   X X  
33 Imponer sellos en documentos de autenticaciones.   X   X X  
34 Entregar al notario los documentos para la firma. X   X   X  
35 Escanear los poderes que se deban subir al VUR.   X   X X  
36 Respetar y cumplir las políticas, normas, procedimientos y reglamentos establecidos por la Notaría. X   X   X  
37 Realizar los trámites para las autenticaciones.   X   X X  
38 Imponer sellos en documentos de autenticaciones   X   X X  
39 Hacer los registros de firmas.   X   X x  
40 Realizar las llamadas que le sean solicitadas por otras secciones.   X   X   X
41 Recibir, distribuir y coordinar el despacho de la correspondencia.   X   X X  
42 Llevar el registro de la correspondencia enviada y recibida.   X   X   X
43 Elaborar los estados financieros mensualmente y los consolidados con los anexos correspondientes al término de cada vigencia fiscal; en las fechas preestablecidas para facilitar el análisis de los mismos.   X   X   X
44 Generar y listar libros fiscales.   X   X X  
45 Revisar la contabilización diaria de todos los comprobantes y notas que se originen.   X   X X  
46 Elaborar la nómina.   X   X   X
47 Revisar la información que corresponde a la rendición de cuentas a los diferentes organismos de control fiscal y operativo y diligenciar los formularios para su prestación en las fechas preestablecidas.   X   X   X
48 Coordinar y manejar la correspondencia con las entidades financieras.   X   X   X
49 Ejercer junto con la notaria el control de todas las obligaciones financieras y velar por su oportuna cancelación.   X   X   X
50 Tomar las declaraciones extraproceso que deseen rendir los usuarios. X     X   X
51 Registrar matrimonios, nacimientos, defunciones y libro de varios. X     X   X
52 Rendir informes mensuales que determine la ley.   X   X X  
53 Formar y foliar los tomos para archivo.   X   X   X
54 Recibir, despachar y registrar la correspondencia concerniente al registro civil. X     X   X
55 Subir poderes al VUR.   X   X X  
56 Dar información a los usuarios y orientarlos hacia el área de la notaría que requieran. X   X   X  
57 Pasar las llamadas telefónicas a la sección indicada dando información general de la notaria cuando se le solicite.   X   X   X
58 Tomar mensajes de las llamadas recibidas y comunicarlos oportunamente a los interesados.   X   X   X
59 Llevar el registro de la correspondencia enviada y recibida.   X   X   X
60 Colaborar con la elaboración de supervivencias y la expedición de registros  con el fin de evitar congestión en esta sección X     X   X
61 Colaborar con la ejecución de planes y programas que desarrolle la notaria. X   X   X  
62 Asesorar al Notario en la formulación de políticas, planes y programas sobre el servicios públicos de notariado.    X   X     X
63 Asesorar al NOTARIO en todos los aspectos legales que regulan y reglamentan el notariado   X X     X
64 Asesorar al NOTARIO en el desarrollo de los procesos para la inspección, vigilancia y control de la oficina   X X     X
65 Proponer las acciones necesarias para asegurar el cumplimiento de los planes, programas y proyectos  X   X     X
66 Asesorar al NOTARIO en los proyectos administrativos y operativos para lograr la eficiente prestación del servicio de notariado, encaminándolo a una modernización de trámites y servicios X   X     X
67 Realizar diariamente y  mensualmente  todos los informes  correspondientes a la Notaria   X   X X  
68 Asear las oficinas y áreas asignadas, antes del ingreso de los funcionarios y vigilar que se mantengan aseadas.   X   X   X
69 Mantener los baños y lavamanos en perfectas condiciones de aseo y limpieza y con la dotación necesaria.   X   X   X
70 Clasificar la basura empacando desechos orgánicos, papeles y materiales sólidos en bolsas separadas.   X   X   X
71 Responder por los elementos a su cargo e informar sobre cualquier anormalidad o deterioro que ellos presenten y solicitar su reposición o reparación si es del caso. X   X     X
72 Prestar el servicio de cafetería a los funcionarios en sus oficinas y atender las reuniones que se lleven a cabo en las oficinas de su área de trabajo.   X   X   X
73 Propender por el buen uso de los materiales entregados para las labores de aseo.   X   X   X
74 Cuidar y mantener en buen estado las herramientas de trabajo. X   X   X  
75 Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran   X   X X  
76 Cumplir a cabalidad con el horario estipulado para su labor.  X   X   X  
77 Recibir diariamente las actividades de mensajería y las indicaciones pertinentes.   X   X X  
78 Entregar en las entidades respectivas,   los documentos, según la prioridad definida inicialmente y recoger la firma de recibido para ser devuelta a la organización.   X   X   X
79 Reportar de forma inmediata cualquier inconveniente que tenga tanto en la entrega de documentos, o con el manejo de dineros.   X   X X  
80 Servir de apoyo a todas las áreas de la empresa para el trámite de documentación. X   X   X  
81 Manejar de forma correcta el grado de confidencialidad necesario para desempeñar su labor con éxito. X   X   X  
82 Llevar la correspondencia de la empresa puntualmente y de forma correcta a los clientes o entidades que se requieran   X   X   X
83 Realizar las copias de seguridad de los archivos que están bajo su responsabilidad. X   X   X  
84 Manejo y control de la correspondencia interna y externa de su área. X   X   X  
               
   LAS DEMAS FUNCIONES SON RESPONSABILIDAD DE OFICIALES DE VARIOS             

 

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